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“我们兄弟现在的人手不足,等走上正轨后,肯定还得增添人手,那么,以后事务复杂了,大家都得为头主管一个方面。我们都不是专门的帐房,具体的帐房还得请人。我觉得,现在就把一些财务制度和原则制定出来,试行一段时间,对我们熟悉其中的道理大有好处。
俗话说,藤归藤路,蔑归蔑路,我们人多,我先提几条,大家看看怎么样。
首先是账目的建立,把这个做好了,我们才心里有底。
江信北做了大半年的山货生意,钱财,账目都是我在打理,我摸索出一套管理钱财,记账方式。
生意有进,就有出。
我觉得,账目可以根据生意往来确定几个方面,一是,货物进出,我把它叫做物清账,也就是说,我们进一批货是什么,有多少,出一批货是什么,有多少,要做到平衡。比如,我们现在在建砖瓦厂的基本设施,需要买那些工具,这些工具怎么使用,如果不平衡,那么损耗在哪里,这个一目了然。
第二个账目是银清账,也就是说,我们每一笔生意,是什么事情,价钱是多少,收入是多少,◎∫,生意上赊欠有多少,余账需要了结的有多少,我们每一笔支出,是什么事情,什么目的,支出是多少,有结余,就是我们的利润。
第三个账目是日清账,也就是说,每天的财物进出都要有份详细的记录。比如,现在我们在做砖瓦厂的事情,每天伙食开支,买工具,请人,不是每天都有进有出,时间久了,谁也记不清楚。就很可能造成混乱,最终成了一笔糊涂账,那很有可能造成我们兄弟间的隔阂。所以,这个得做好。
第四个账目是流水账,其实就是一本总账,记录我们所有得生意往来,收入和开支。只有当前面三个账本和流水账都对得上号,账目才不会出现差错。”
庞振民一口气把四个账目的建立说出来,停住,静候众人发表意见。
可惜庞振民过于高估了众人。这么复杂的事情,别说众人没想过,就算想过,也只能越想越糊涂。即便是江信北,谢福庆读过私塾,平时又爱琢磨一些事情,也听得云里雾里,有些记录完全可能是重复。
良久,江信北问道:“振民。这么复杂,有这个必要吗?我们现在活动的范围这么大,分片,分事情。分人负责,很难做到天天汇总,日清账很难做到,流水账也很难。”
庞振民笑道:“我这半年多就是这么做的。分人分片很好解决。各人自己做好日清账,定期汇总就是。我们可以约定一个月,或者半年聚集一次。清清帐。四个账目,有些是重复,也正因为是重复,所以漏洞就少。
这个账目就好像一个水池子,太过单薄了,会因为水量增多而出现漏洞,即便没有漏洞,也很有可能渗水,甚至,可能造成水池子,形同虚设。我们辛辛苦苦往池子里灌水,结果,水池子里总是没有足够的水供我们取用,那我们是不是还有信心,把我们目前的事情做下去,那就很难说了。”
杨友宁道:“我们又不识字,比如,我要到路塘去几天,或者一个月也难说,那怎么记账?就算请人帮忙记着,难不成还要每天派个人回来报账?”
庞振民道:“二哥,我刚才不是说了嘛,你到路塘去,总是为生意上的事情,具体实施,人手,你还得回来组织。这是公事,自然要入账,我们可以定期汇总。如果是私事,自然没必要入账。再说,你到路塘,总得找几个帮手,自己学会记自己的小账,也应该。”
停了听,庞振民呵呵笑道:“另外,如果,你真的忘记了,这有四个账目,只要一查,多出的收入,哪里来的,或者多出的支出,到哪里去了,自然也就知道了。追查起来,你还能想不起,那就没法了,多出的充公,多支出的,只好你自己掏腰包,往里贴了。”
杨友宁挠挠头,想再说说,却理不清,不知从何说起,嘿嘿笑笑,没有多说。
账目建立健全,没有漏洞当然是好事。谁的纰漏,由谁负责,天经地义,讲在明处,没有什么不好的。
众人没有说话,庞振民接着道:“第二条是银钱往来制度。
我们的生意往来,付账,结账,得有专人进行,这样做得目的是为了避免插手财务的人过多,本来很复杂的财务,变得更复杂,造成不必要的麻烦和混乱。这也是堵住财务漏洞的一个措施。”
这条没有说的,专人做专事,事情才清楚,打乱仗,只可能造成夹杂不请的混乱局面。
接下来,庞振民说到第三条定期查账,一个月,还是半年,要大家来确定。
江信北接口道:“其实,除了振民和才景,我们六人多数情况下是在一起运输货物,大致情形,大家都清楚,说是查账,其实也是我们兄弟聚会总结前段时间的经验教训的日子。特别是友宁,玉坤,你俩各负责负责一个片,遇到的情形不同,自然会形成不同的看法。每隔一段时间,我们一起商量一下,对我们的财务制度有什么好的意见和建议,我们也好及时纠正,调整。”
张才景道:“平时,我们至少也有三四人在一起,有什么也可以互相商量,统一意见。我觉得一个月太短,我做不了几件事情,半年太长。我看,没必要搞得太频繁,耽搁事情。还不如振民说个时间,你根据具体情况,给大家汇报账目,如果,生意兴旺,分分红利,我们也就以这个日子来确定查账,调整好了。”
这样也不错,生意顺利,有赚头,顺便小小地分分红,提提神,是好事情。说到查账。大家连记账都不懂,查也查不出什么来。大家都是兄弟,这点信任都没有,也不用拢在一起。
“第四条是为头主事人的财务权限。比如,砖瓦厂,谢大哥为头主事,平时砖瓦厂要开支什么,需要用什么,肯定得有资金支持,那么多少是个度?
我的意见是。为头主事的兄弟要与财务脱钩,主事兄弟只须下达任务,经办由财务执行,这一来方便记账,二来,可以减少浪费,有效控制成本。
在为头主事兄弟的权限范围内,财务得无条件支持。如果超出这个权限,怎么办?。
比如。年前,买黄土坡地的事情,要支出八百多大洋,结果。我没有征求大家的意见,先把钱付清了,造成我们过年分红手头不方便。弄成现在,我们不得不做砖瓦厂。还得继续投入。结果是好是差,我没有底。所以我个人意见是,一般性的开销。为头主事的弟兄说了算,那么,为公事开销额度为多少,到多少需要信北拿主意,到多少又需要我们兄弟一起来商量。”
这个额度不好说,没有一个标准,没有一个可以参考的数字,大家集体静默。
左右看看,见没人开口说话的意思,谢福庆道:“我来说几句,马帮的事情我不懂,我就砖瓦厂的事情,说说我的想法。
我跟人学过徒,帮人打过工,有些帐房把东家家财搬空的现象也听说过不少。究其原因,还是财务由帐房一手把持的原因。
钱财无小事,既琐碎,又要求仔细谨慎,作为主事之人,确实不宜与财务有太多的牵扯,更不能凌驾在财务之上,只须在大体方向上把握就成。这样既可避免主事之人损公肥私,也可以有效抑制主事人头脑发热,造成不必要的损失。
如果把众兄弟看做一个董事会,那么,我赞成把砖瓦厂财务直接置于董事会的管控之下。相对与我这个厂长,财务有一定的独立性,不是我这个主事人的部下,不必接受我的的差遣。董事会只须在财务划出一块砖瓦厂必须的支配额度,再对财务定期进行审查,及时调整我与财务之间的摩擦。
目前,砖瓦厂只有支出,没有收入,倒是能很好地为以后的财务制度建立健全提供经验。我只管我们的生产,销售,人工工钱等必须事项的决策和安排,及其开支需要多少钱粮。钱从哪里来,怎么来,是财务的事情,财务给予解决就成。
另外,我还有个建议,每项生意,价钱有上下浮动很正常,超出正常范围的,我觉得应该由董事会众兄弟商定,做还是不做,不能单由我这个厂长说了算,也就是说,我的权限应该受到董事会的约束。董事会连我在一起九人,至少得五个人以上同意,才可执行……”
这些问题不讨论还好,一讨论起来,越说越复杂,缺乏具体事例做依据也很难说服人。真正要过细起来,几天都不一定讨论得清楚。
不过从整体上防止财务上的漏洞,大家还是一致认同,定几条规矩还是很有必要。说来说去,众人知识量有限,见识有限,最终还得江信北来拿主意。
江信北对庞振民提出的几点很满意。
这些事情,随着所做事情的推进,见识的增多,众弟兄对财务上的事情,迟早会明白,迟早得定一个制度,立一个规矩。现在制定出来,经过一段时间,大家习惯了,也就成了理所当然的事情。
最终,财务一条线,立账,查账,权限,四个规矩确定下来,基本框架也就确定下来。具体条款,大家一致同意,遇到具体情形再来商定如何规避不利影响。
算得上是皆大欢喜,众人本没有过多的想法,江信北这事情提出来,虽然事情最后还是江信北拍板,但是大家,有商有量,足见江信北是把众兄弟装在心里。(未完待续。。)